Réglement intérieur de l’AMAP des Chênes

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REGLEMENT INTERIEUR
AMAP des chênes – Heloup

 

PREAMBULE :

L’AMAP a pour objectif de préserver l’existence des fermes de proximité dans une logique d’agriculture durable c’est-à-dire une agriculture paysanne socialement équitable et écologiquement saine et de permettre à des consommateurs d’acheter à un prix juste des produits d’alimentation de qualité.

 

ENGAGEMENT DES MEMBRES :

Par leur adhésion à l’association et en qualité d’administrateur de celle-ci les membres s’engagent à :
• Accepter et respecter le règlement intérieur.
• Adhérer à hauteur de 7€ par an (de juin à juin) par foyer.
• Participer à la vie et au travail de l’association, animations, permanences et appel à coup de main.
• Défendre et promouvoir les intérêts et l’image de marque de l’association par ses actions au quotidien, faisant vivre et partager l’objet et les valeurs de l’association.
• Respecter le contrat d’engagement auprès du producteur en payant à l’avance la distribution périodique de ses produits.
• Veiller aux petits consommateurs, les prévenir des dangers de la ferme.
• Trouver un remplaçant, pour les absences éventuelles.
• Assurer le rôle de référent d’un producteur afin de maintenir le lien entre lui et les amapiens.
• En cas d’oubli, les produits livrés resteront à la charge de l’amapien.

Pour une meilleure organisation, si le consommateur est dans l’impossibilité de venir chercher son panier, il est préférable de prévenir AVANT LA PERMANENCE l’équipe de bénévoles présente sur la ferme.

 

CONSEIL D’AMINISTRATION

Le C.A désigne en son sein des responsables qui participent activement au bon fonctionnement du système

Ses principales missions sont :
• Le suivi du fonctionnement démocratique.
• La coordination entre consommateurs et producteurs.
• La gestion de la distribution.
• L’animation, l’information, les relations, la promotion et le développement de l’association.
• La gestion comptable et financière.

 

DESCRIPTIF DES ROLES :

1. Suivi du fonctionnement démocratique

Définition des éventuelles commissions et de leur participation au C.A.
Fixation :
• du nombre de réunions statutaires
• des dates de réunions
• des modalités de convocation
• des modalités de vote
• de la forme des comptes-rendus
• des démissions et radiations
• de la cotisation

2. Les activités de l’association

• Représentation du groupe
• Organisation des réunions avec les consommateurs et les producteurs avant chaque nouvelle période d’engagement.
• Gestion de l’information et de la communication entre les producteurs et les consommateurs.
• Etablissement des contrats d’engagements.

3. La gestion de la distribution

Lors des permanences, un producteur et deux consommateurs seront présents, à tour de rôle, pour effectuer les tâches suivantes :
• Répartir les produits et participer au rangement.
• Lister et afficher la composition du panier.
• S’assurer de l’émargement.
• Distribuer tout document (lettre, brèves ou autres infos de l’AMAP ou du réseau ).
• Régler les problèmes liés à la récupération des paniers (retards, absences, divers…).
• Informer les responsables de l’association : bilans, propositions, difficultés.

4. La Gestion comptable et financière

Elle est assurée par le trésorier qui a pour mission les tâches suivantes :
• Collecter les chèques d’adhésion de chaque membre pour versement sur un compte au nom de l’AMAP.
• Collecter les engagements (les bons de commande) et les chèques établis au nom du producteur.
• Gérer la trésorerie de l’association : cahier de comptabilité (recettes et dépenses), bilan, budget prévisionnel.
• Rendre compte aux différentes instances de l’ AMAP de l’état des finances
• Emettre un avis sur des activités éventuelles, ayant des répercutions financières.